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Der Leitfaden für IT- und Facility Manager RAUM FÜR BESSERE MEETINGS

Das ultimative Konferenzen raumerlebnis

Einige erschreckende Zahlen: Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt 5.4 stunden pro Woche in Besprechungsräumen. Die meisten Meetings sind unproduktiv. Führungskräfte bezeichnen sogar über 67% ihrer Meetings als unproduktiv

Dieser Leitfaden wendet sich an alle, die für die Gestaltung oder den Betrieb von Tagungseinrichtungen verantwortlich sind. Als weltweit führender Hersteller von optischen Projektionsflächen haben wir Hunderte Konferenzräume gesehen und beispiellose Erfahrung gesammelt. Auf den nächsten Seiten führen wir Sie durch die Gestaltung des perfekten Konferenzraums.

 

 

Für dieses Handbuch haben wir Lindberg International beauftragt, eine Studie über Konferenzräume zu erstellen. Für diese Studie wurden über 500 Präsentatoren und Teilnehmer in Großbritannien, Deutschland und Dänemark befragt. Das Ergebnis gibt uns nützliche Einblicke und Erkenntnisse.

Warum gute Meetings wichtig sind

  • Zeit ist unsere wertvollste Ressource
  • Meetings kosten Geld
  • Bessere Meetings bedeuten bessere Entscheidungen
  • Effektive Meetings erhöhen die Produktivität

Möchten Sie mehr erfahren? 



5 Schritte zu einem großartigen Tagungsraum

Klicken Sie auf die Symbole unten und erfahren Sie mehr: 





1. Der Raum 

Zunächst müssen die räumlichen Voraussetzungen für einen bestimmten Besprechungsraum optimiert werden. Es ist kontraproduktiv, wenn den Benutzern des Tagungsraums heiß ist, wenn sie in schlechter Luft fast ersticken, einander nicht hören können oder auf unbequemen Stühlen sitzen. Folgende Faktoren sollten berücksichtigt werden:

Layout
Welche Tische und Stühle optimal sind, hängt stark von der Raumgröße und von der Personenzahl ab, für die der Konferenzraum ausgelegt ist: die Möglichkeiten reichen vom klassischen langen Tisch bis zur Hufeisenform. Gemeinsam ist ihnen allen, dass alle Anwesenden eine unverstellte Sicht auf das Display oder die Präsentationsfläche haben sollten.Optimal table and seating layouts vary greatly depending on room and audience size – ranging from the classic long table to the U shaped horseshoe formation. Common for all of them is that everyone should have a clear view to the display or presentation area.

Akustik
Heute sind überall Akustikplatten erhältlich, die Schall absorbieren. Etwa 15 % der Wandoberfläche sollten mit Platten verkleidet sein - nach Möglichkeit mindestens zwei von vier Wänden. So wird Echobildung verhindert.

Belüftung
Wenn viele Menschen stundenlang dieselbe Luft atmen, fühlt sich das ungesund an. Und ist es auch. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Besprechungsraum ein gutes Belüftungssystem hat. Fehlt ein solches, steht immer die Low-Tech Option zur Verfügung - das Fenster zu öffnen.

Temperatur
Eine gemeinsame Veröffentlichung der Universitäten von Berkeley und Helsinki auf der Grundlage von 20 Studien zeigt, dass die Büroleistung bei Temperaturen von 21 bis 22 ° C steigt und bei Temperaturen von 23 bis 24°C sinkt. Deshalb ist die Anschaffung einer zuverlässigen Klimaanlage eine gute Investition.

 

 

2. Die richtige Möblierung

 

Angesichts der vielen Stunden, die in Besprechungen verbracht werden, ist ein gewisses Maß an Komfort im Konferenzraum nur vernünftig.

In der Studie von Lindberg International "Der Weg zum Konferenzraumspezialisten - Lindberg International, 2017" wurde dem Komfort von Stühlen hohe Bedeutung beigemessen, die Zufriedenheit mit den Sitzgelegenheiten war aber gering. Welcher Schluss kann daraus gezogen werden? Achten Sie bei der Möblierung Ihres Konferenzraums auf Komfort!

Bessere Stühle
Den Stühlen wird bei der Einrichtung von Besprechungsräumen höchste Priorität beigemessen. Hier ist die Diskrepanz zwischen wahrgenommener Wichtigkeit und Realität jedoch am größten.

  • Verstellbare, ergonomische Rückenlehne mit fester Lendenwirbelstütze.
  • Höhe und Tiefe der Sitzfläche sollten der Beinlänge der Benutzers entsprechen.
  • Stabilität - wackelige Stühle sind unbequem und ärgerlich. Wählen Sie ein schönes, stabiles Modell.

Bessere Tische
"Wie kompliziert ist die Einrichtung eines Besprechungsraums eigentlich?" fragen Sie sich vielleicht. Die Antwort ist zum Glück: gar nicht. Bei der Wahl eines Besprechungstisches gilt es in Wahrheit nur vier Dinge zu beachten:

  • Die Tischhöhe sollte im richtigen Verhältnis zur Stuhlhöhe stehen, sodass eine durchschnittlich große Person bequem sitzen und sich Notizen machen kann,ohne sich strecken oder krümmen zu müssen.
  • Die Tischbeine sollten nicht an die Beine der Teilnehmer stoßen.
  • Die Tischplatte sollte glatt und pflegeleicht sein.
  • Außerdem sollte die Tischplatte mit einem Anschlussfeld und Kabelführungen ausgestattet sein, damit Geräte angeschlossen werden können und kein unübersichtlicher Kabelsalat entsteht.

 

 

3. Die Wichtigkeit der Beleuchtung 

 

Wenn es um die Beleuchtung von Tagungsräumen geht, werden laut der Studie von Lindberg International zwei Faktoren am meisten geschätzt:

  • Natürliche Beleuchtung.
  • Die Möglichkeit, das Licht zu regeln. Künstliche Beleuchtung erfordert Dimmer und Schalter. Bei Tageslichtbeleuchtung sollten Jalousien oder Vorhänge angebracht werden, um Blendung oder übermäßige Wärmebildung zu verhindern.

Natürlich ist am besten
Natürliche Beleuchtung ist immer zu bevorzugen. Dabei steht außer Frage, dass Tageslicht durch elektrische Beleuchtung ergänzbar sein muss, vor allem an grauen und bewölkten Tagen. Die einzige Ausnahme sind fensterlose Tagungsräume, die natürlich das ganze Jahr über auf künstliche Beleuchtung angewiesen sind.

Welche Art von Beleuchtung?
Die Lichtquellen sollten den Tagungsraum auf angenehme Weise beleuchten. Ist dies nicht der Fall, können Blendeffekte entstehen. Diese können eintreten, wenn Sonne durch die Fenster strahlt oder wenn Lichtquellen mangelhaft abgeschirmt sind, sodass z. B. auf Computerbildschirmen oder Displays Reflexionen entstehen. Blendeffekte entstehen, weil das Auge auf eine hohe Beleuchtungsintensität eingestellt ist, während das Betrachtungsobjekt eine andere Beleuchtungsstärke aufweist (normalerweise eine geringe). Ist die Differenz zu groß, kann es schwierig oder sogar unmöglich sein, das Gewünschte zu sehen. Deshalb sollte die künstliche Beleuchtung so konzipiert sein, dass dass Licht gleichmäßig und angenehm ist.

Beleuchtung und Displays
Natürlich wirkt sich die Beleuchtung in Ihrem Konferenzraum auf das auf Ihrem Display angezeigte Bild aus. Im Gegensatz zu herkömmlichen weißen Projektionsflächen bieten dnp Displays selbst in hellen, sonnigen Tagungsräumen eine gestochen scharfes Bild. Deshalb sind dnp Projektionsflächen die beste Wahl für moderne Konferenzräume, die oft große Fenster oder Glaswände haben, um das natürliche Licht zu maximieren. Einen direkten Vergleich bietet Ihnen die Helligkeits-Demo auf unserer Website.

 

 

4. Die Wahl des richtigen Displays Bildschirmgröße 

 

Bildschirmgröße
Ist größer auf jeden Fall besser? Nicht unbedingt. Wichtiger für ein optimales Seherlebnis ist, dass die Größe des Displays an die Raumgröße und den Rauminhalt angepasst ist.

  • Kleine Räume (2-6 Personen): Displaygröße 60-70"
  • Mittelgroße Räume (7-15 Personen): Displaygröße 100-120" - dnp LaserPanel oder dnp Supernova-Displays
  • Große Räume (16-50 Personen): 150-220" dnp Supernova Infinity oder dnp Supernova XL

Abstimmung der Bildschirmgröße auf den Sehabstand
Als optimaler Sehabstand gilt die dreifache Bildschirmhöhe. Der Abstand sollte nicht kleiner sein als das 1,5-Fache der Bildschirmhöhe und nicht größer als das 4,5-Fache.

Displayqualität
Für kleine Tagungsräume, in denen natürliches Licht nur selten ein Problem darstellt, ist ein LCD-/LED-Display die logische Wahl. In größeren Räumen reflektieren herkömmliche Aufprojektionsflächen nicht nur das Licht vom Projektor, sondern das gesamte Licht im Raum. Die Folge ist, dass die Bilder möglicherweise verwaschen erscheinen und die Augen angestrengt werden, sodass sich die Anwesenden schwer konzentrieren können. Achten Sie bei der Wahl eines Displays darauf, dass es für jede Umgebung geeignet ist.

Kontrast
Optische dnp Displays arbeiten mit fortschrittlichen Kontrastverbesserungstechnologien, die die empfundene Bildqualität dramatisch steigern. Tatsächlich zeigen Tests, dass optischen dnp Displays den Kontrast eines projizierten Bildes im Vergleich mit einem ähnlichen Bild auf einem weißen Standard-Aufprojektionsflächen um das Siebenfache verbessern können.

Lebhafte Farben
Niemand möchte ausgewaschene Farben und anstelle von Rottönen Rosatöne sehen. Präzise, lebendige Farben, die auch in einem hellen Tagungsraum perfekt angezeigt werden, sind ein Muss. Wählen Sie Displays, die schwärzeres Schwarz, kräftigere Farben und hellere, gestochen scharfe Bilder anzeigen.

Touchscreen ja oder nein?
Je nach Ihrem Geschäftsfeld und Ihrer Unternehmenskultur kann ein Touch-Display durchaus Sinn für Ihren Besprechungsraum machen. Ein Touch-Display fördert die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Anwesenden stärker als ein herkömmliches Display.

 

5. AV-Systeme und Konnektivität 

 

Konnektivität
Unsere Studien haben gezeigt, dass in ca. einem Drittel der Meetings mehrere Präsentatoren Inhalte auf irgendeiner Art von Display teilen. Im Normalfall bedeutet das Kabelknäuel. Hier sind drahtlose Präsentationslösungen und Displays gefragt, die diese unterstützen. "Stärke der Internetverbindung" rangierte in der Studie von Lindberg International unter den Top Ten der Kriterien für Konferenzräume.

Videokonferenzen
Da Meetings immer öfter per Videokonferenz abgehalten werden, müssen AV-Systeme von heute auch Konferenzplattformen unterstützen. Situationen, in denen Ihr Laptop für 20 Meeting-Teilnehmer die einzige Audioquelle ist, sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Ebenso benötigen Sie Videokonferenz-Tools, die auf Ihre Bedürfnissen zugeschnitten sind.

Buchungssystem
Richten Sie ein verlässliches, bedienungsfreundliches Buchungssystem ein, zu dem alle Mitarbeiter Zugang haben. Es könnte auch empfehlenswert sein, auf Bildschirmen in jedem Meetingraum erfügbarkeitsinformationen anzuzeigen.

Beratung und Unterstützung
Wenn Sie Hilfe bei der Berechnung von Bildschirmgröße, Blickwinkel oder Projektorhelligkeit oder andere allgemeine Ratschläge benötigen, empfehlen wir Ihnen, mit einem zertifizierten dnp Händler zu sprechen. Er kann die notwendigen Berechnungen durchführen und Ihnen helfen, die optimale AV-Lösung für Ihren Tagungsraum zu finden. Darüber hinaus sorgt er dafür, dass Sie Zugang zur besten und neuesten Technologie haben und dass die von Ihnen gewählte Lösung mit Ihren vorhandenen Geräten kompatibel ist.

Peripheriegeräte
Die Display-Lösung und die AV-Geräte sind wichtige Teile des Systems, aber es gibt auch andere Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Sie benötigen einen Projektor, eine Präsentationsquelle (in der Regel einen Laptop), Steuergeräte und vieles mehr. Ein leerer Akku in der Mitte einer Präsentation macht keinen besonders guten Eindruck - es gibt doch eine Steckdose in der Nähe, nicht wahr?

 

Was jetzt?

Gute Meetings sind wichtig. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Meeting-Erlebnis verbessern können steht Ihnen unser Partner COMM-TEC jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Besuchen COMM-TEC unsere Webseite für mehr Informationen – oder rufen Sie uns einfach an!

COMM-TEC GmbH
Siemensstraße 14
73066 Uhingen
+49 7161-3000-304
georg.uebele@comm-tec.de

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